Logiciel de planning des équipes et des chantiers

Le problème que résout un planning partagé

Dans une entreprise d'une dizaine de personnes réparties sur plusieurs chantiers, la question « qui est où cette semaine ? » n'a souvent qu'une seule réponse fiable : le dirigeant. L'information vit dans sa tête, complétée par un tableau blanc qu'il est seul à voir et un carnet qu'il est seul à lire.

Les conséquences sont toujours les mêmes. Un client appelle pour avancer une intervention, personne d'autre ne peut lui répondre. Deux personnes sont affectées au même endroit le même jour. Un congé posé trois semaines plus tôt a été oublié. Et chaque lundi matin recommence par une série d'appels pour dire à chacun où il va.

Le coût n'est pas dans le logiciel, il est dans ce temps perdu et dans les interventions mal calées.

SoPlanning : ce que fait l'outil

SoPlanning est un logiciel de planification publié sous licence GNU GPL v3 dans sa version auto-hébergeable. Son intérêt principal tient à sa simplicité : c'est un planning visuel, lisible en quelques secondes, sans courbe d'apprentissage.

Affectation et visualisation

• Affectation des personnes aux projets, chantiers ou interventions
• Vue par personne, par projet, par jour, par semaine ou par mois
• Durées partielles : une demi-journée sur un chantier, l'autre sur un second
• Codes couleur par type d'activité ou par client

Absences et disponibilités

• Congés, arrêts, formations et absences diverses intégrés au même planning
• Jours fériés préconfigurés
• Visualisation immédiate des disponibilités réelles avant d'engager une date

Accès et partage

• Consultation depuis un téléphone sur le chantier comme depuis le bureau
• Droits différenciés : certains modifient, d'autres consultent seulement
• Export et impression pour les affichages en atelier

Planning interne ou réservation par vos clients ?

Ce sont deux besoins distincts qu'on confond souvent.

Le planning interne — celui de SoPlanning — répond à la question « qui fait quoi, où et quand ». Il s'adresse à vos équipes et à vous.

La prise de rendez-vous en ligne répond à un autre besoin : permettre à vos clients de réserver eux-mêmes un créneau, avec confirmation et rappel automatiques. Cela relève d'un outil différent, que nous pouvons déployer en complément — c'est pertinent pour une activité de rendez-vous, inutile pour une activité de chantiers.

Nous vous dirons lequel correspond à votre fonctionnement, quitte à ne vous en vendre qu'un seul.

Le tableur ne suffit plus quand…

Un tableur partagé fonctionne très bien jusqu'à un certain point. Les signaux qui indiquent qu'il a été dépassé sont assez constants :

• deux personnes modifient le fichier en même temps et l'une écrase l'autre ;
• la version qui fait foi n'est plus identifiable — celle du bureau, celle du téléphone, celle imprimée jeudi ;
• les congés sont suivis ailleurs, donc oubliés au moment d'engager une date ;
• personne ne peut répondre à un client sans appeler le dirigeant ;
• le lundi matin commence systématiquement par une série d'appels d'affectation.

Si aucun de ces signaux n'est présent, gardez votre tableur. Un outil ne se justifie que par le problème qu'il résout.

Trois usages concrets

Bâtiment et travaux. Affectation des équipes par chantier, avec les durées partielles — deux compagnons le matin sur un chantier, l'après-midi sur un autre. Le conducteur de travaux voit les disponibilités réelles avant de s'engager sur une date auprès du client.

Maintenance et interventions. Planification des interventions récurrentes et des urgences, avec visualisation par technicien et par secteur géographique pour limiter les kilomètres inutiles.

Structures avec astreintes ou horaires décalés. Répartition des présences, visualisation des couvertures et des trous, gestion des remplacements.

Mise en place

Le paramétrage consiste à créer les personnes, définir les projets ou types d'intervention, poser les droits d'accès et reprendre le planning en cours pour ne pas repartir d'une page blanche. Comptez une prise en main courte : l'outil se comprend en une séance, la difficulté n'est jamais technique mais tient à l'habitude d'alimenter le planning plutôt que le tableau blanc.

C'est d'ailleurs le principal facteur d'échec de ce type de projet : un planning partagé ne sert à rien s'il n'est pas tenu à jour. Nous insistons sur ce point avant de vous le vendre.

Tarif

19 € par mois, net de taxe, pour l'hébergement en France, les sauvegardes quotidiennes, les mises à jour de sécurité et la supervision — avec un nombre illimité d'utilisateurs et de projets. Le paramétrage initial et la formation font l'objet d'un devis distinct. Le support est facturé 50 € de l'heure, par tranche de quinze minutes.

Si vous utilisez déjà Dolibarr pour la gestion commerciale, un tarif groupé s'applique. Consultez également notre page sur le document unique si la prévention des risques fait partie de vos obligations.

Questions fréquentes