Le vrai coût d'un logiciel de gestion
La plupart des solutions du marché se facturent par utilisateur et par mois. Le modèle paraît indolore au démarrage — une trentaine d'euros pour une personne — et devient pénalisant dès que l'entreprise grandit. Pour cinq utilisateurs, la facture atteint couramment 150 à 250 € mensuels, soit 1 800 à 3 000 € par an, indéfiniment.
Ce mode de facturation produit un effet pervers bien connu : on limite le nombre de comptes pour contenir le coût. Les commerciaux partagent un identifiant, l'atelier n'a pas d'accès, la comptable travaille sur un export. L'outil censé centraliser l'information finit par en éparpiller une partie.
Un logiciel libre supprime cette contrainte à la racine. Le nombre d'utilisateurs devient un paramètre technique, pas une ligne de facturation.
Avec Dolibarr
- Aucune licence, quel que soit l'effectif
- Vos données exportables à tout moment
- Le logiciel continue de fonctionner si vous changez de prestataire
- Adaptations possibles sans autorisation d'un éditeur
Avec un logiciel propriétaire
- Un abonnement par utilisateur, croissant avec l'effectif
- Un export souvent partiel, parfois facturé
- Arrêt du service à la fin de l'abonnement
- Feuille de route décidée par l'éditeur
Ce que couvre Dolibarr
Dolibarr est un ERP et CRM français publié sous licence GNU GPL v3, développé depuis plus de quinze ans par une communauté active et porté par une association. Ce n'est pas un projet confidentiel : il est utilisé par des dizaines de milliers d'organisations.
Cycle commercial
- Fiches clients, prospects et fournisseurs, avec historique complet des échanges
- Catalogue de produits et de services, tarifs par client, remises
- Devis, transformation en commande, puis en facture, sans ressaisie
- Factures récurrentes, avoirs, acomptes et situations
- Relances automatiques des impayés
Stocks et interventions
- Gestion multi-entrepôts, mouvements et inventaires
- Traçabilité par lot ou numéro de série
- Fiches d'intervention et suivi des temps passés
Suivi financier
- Encaissements, rapprochement bancaire
- Export vers les principaux formats comptables, pour transmission à votre expert-comptable
- Tableaux de bord : chiffre d'affaires, marges, impayés
Facturation électronique : l'échéance est proche
Au 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit être en mesure de recevoir une facture électronique. Cette date ne dépend pas de votre taille : elle s'applique aux grandes entreprises comme aux auto-entrepreneurs. L'obligation d'émettre suit au 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises.
Dolibarr dispose depuis le 30 juillet 2026 d'un module officiel de facturation électronique, compatible avec les versions 18 à 23, qui produit les formats structurés exigés et dialogue avec les plateformes agréées via l'API normalisée AFNOR.
Un logiciel de facturation ne suffit pas à être conforme. La facture doit transiter par une plateforme agréée, qui fait l'objet d'un abonnement distinct. Dolibarr fabrique la facture au bon format ; la plateforme l'achemine et transmet les données à l'administration. Il vous faut les deux, et nous vous le disons plutôt que de vendre une conformité approximative.
Lire notre page dédiée à la facturation électronique : calendrier détaillé, rôle des plateformes agréées et corrections à prévoir dans votre outil.
Ce que vous payez, ce que vous ne payez pas
L'abonnement de 49 € par mois, net de taxe, couvre l'hébergement sur des serveurs situés en France, les sauvegardes quotidiennes, l'application des mises à jour de sécurité et la supervision du service. Il n'inclut ni licence, ni coût par utilisateur, ni frais d'ouverture de compte.
L'installation, le paramétrage selon vos habitudes de travail, la reprise de vos données existantes et la formation de vos équipes font l'objet d'un devis distinct, facturé une seule fois au démarrage. Le support technique est facturé 50 € de l'heure, décompté par tranche de quinze minutes, sans minimum.
Nous ne désactivons aucune fonctionnalité native de Dolibarr pour créer des paliers tarifaires. Vous disposez de l'intégralité du logiciel, quelle que soit la formule.
Quand faut-il changer d'outil de gestion
Trois situations justifient réellement un changement.
La facturation se fait encore sur tableur ou sur traitement de texte. Le coût n'est pas visible dans les comptes, il est dans la ressaisie, les erreurs de numérotation, les relances oubliées et le temps passé à retrouver une facture de l'an dernier.
L'abonnement par utilisateur bride l'usage. Quand on limite le nombre de comptes pour contenir la facture, l'outil cesse de jouer son rôle de source unique d'information.
L'outil actuel ne permet pas d'exporter proprement. C'est le signal le plus important : si vous ne pouvez pas partir, vous n'avez pas choisi votre logiciel, vous le subissez. Vérifiez-le avant d'en avoir besoin.
À l'inverse, si votre solution actuelle fonctionne, que vos équipes la maîtrisent et que le coût est supportable, changer pour changer n'a aucun intérêt. Une migration mobilise du temps et crée un risque de perte d'information.
Les modules complémentaires
Dolibarr fonctionne par modules activables selon les besoins. Au-delà du socle commercial, les usages les plus fréquents chez les TPE et PME :
- Gestion de projet — suivi des temps passés, rentabilité par affaire
- Ressources humaines — congés, notes de frais, contrats
- Point de vente — encaissement en boutique relié au stock
- Tickets et support — suivi des demandes clients
- Signature électronique — validation des devis à distance
- DigiRisk — document unique et prévention, sur la même base
Nous n'activons que ce qui vous sert. Un ERP saturé de modules inutilisés décourage les utilisateurs plus sûrement qu'un outil limité.
Reprise de vos données existantes
Le principal frein au changement d'outil n'est pas le prix, c'est la peur de tout ressaisir. La reprise couvre habituellement les fiches clients et fournisseurs, le catalogue produits, les factures de l'exercice en cours et les stocks. Les formats de départ les plus fréquents — tableurs, exports CSV, bases d'un ancien logiciel — sont exploitables.
Nous chiffrons cette reprise après avoir vu vos fichiers réels, pas sur description. C'est le poste où les mauvaises surprises sont les plus fréquentes, donc celui qu'il faut regarder en premier.
Et si vous voulez partir
Vous obtenez gratuitement, sous quinze jours ouvrés, un export complet de vos données dans un format exploitable, ainsi que le code source de la version déployée. Le logiciel étant libre, vous pouvez poursuivre son exploitation ailleurs, avec un autre prestataire ou sur votre propre serveur. Aucun frais de sortie n'est facturé — c'est écrit dans nos conditions générales de vente.
Si vous gérez également la prévention des risques, sachez que DigiRisk, l'outil de document unique que nous déployons, s'installe comme module de Dolibarr. Les deux besoins se traitent alors sur une base unique.
Questions fréquentes
Dolibarr est-il vraiment gratuit ?
Le logiciel est libre et gratuit : aucun droit de licence n'est dû, quel que soit le nombre d'utilisateurs. En revanche, l'installer, le paramétrer, l'héberger, le sauvegarder et le maintenir représente un travail réel, et c'est cette prestation que HLS APPS facture 49 € par mois.
Combien d'utilisateurs sont inclus dans l'abonnement ?
Un nombre illimité. Le tarif de 49 € par mois est forfaitaire et ne dépend pas de l'effectif. C'est la différence principale avec les solutions propriétaires, généralement facturées 30 à 50 € par utilisateur et par mois.
Peut-on récupérer ses données si on change de prestataire ?
Oui, gratuitement et sous quinze jours ouvrés. Vous recevez un export complet dans un format exploitable ainsi que le code source de la version déployée. Le logiciel étant sous licence GPL v3, vous pouvez poursuivre son exploitation ailleurs sans aucune dépendance.
Dolibarr gère-t-il la facturation électronique ?
Oui. Un module officiel est disponible depuis le 30 juillet 2026, compatible avec les versions 18 à 23, qui produit les formats structurés exigés (Factur-X, UBL, CII) et dialogue avec les plateformes agréées via l'API normalisée AFNOR. Attention toutefois : le logiciel ne suffit pas. La facture doit transiter par une plateforme agréée, qui fait l'objet d'un abonnement distinct. Nous vous accompagnons sur les deux volets.
Reprenez-vous les données de notre ancien logiciel ?
Oui. La reprise couvre habituellement les fiches clients et fournisseurs, le catalogue produits, les factures de l'exercice en cours et les stocks. Les tableurs, exports CSV et bases d'anciens logiciels sont exploitables. Cette prestation est chiffrée après examen de vos fichiers réels.
Bridez-vous certaines fonctions pour vendre une formule supérieure ?
Non. L'intégralité des fonctionnalités natives de Dolibarr est activée, quelle que soit la formule. Nous pouvons ajouter des modules complémentaires, jamais en retirer.